麗江會議酒店接待服務禮儀及會議服務流程

麗江會議酒店接待服務禮儀及會議服務流程；天行提供會議會展、試乘試駕、獎勵旅游、研學旅行、市場活動管理及包括AV搭建、物料制作、活動場地、演藝、拓展、勞務人員等專項資源管理在內的專業會展服務。

天行拓展團建公司是一家策劃、組織實施企事業團隊定制化內訓課程、團隊野外拓展活動、學校野外拓展活動、大學生野外拓展訓練、學校野外拓展、公司凝聚力拓展訓練、素質拓展活動、公司凝聚力拓展培訓、青少年野外拓展、公司拓展培訓、戶外拓展、青少年戶外拓展培訓、學校戶外拓展培訓、大學生戶外拓展運動、單位野外拓展活動等業務的專業機構。

酒店會議服務禮儀是酒店會議服務人員在會議上服務客戶的一種方法，酒店會議服務禮儀一般是客戶在酒店開會員工的服務標準，目的是對會議服務人員行為有規范，給客戶一個良好的服務標準，讓客戶有一個好心情，給客戶留下一個好印象。那么，大家知道酒店會議服務禮儀有什么特點嗎？
一、酒店會議服務禮儀的特點

(一)規范性


1、布置規范：具體體現在座次擺放、鮮花擺放、便箋擺放、茶杯擺放等方面均應按禮儀規范布置，體現禮賓次序及會議檔次。
2、程序規范：具體體現為會議服務的各項程序、流程都是事先確定、事先計劃的，重要的部分還要通過主辦方反復審核。接待服務中，對禮儀服務人員應進行分工。接站、簽到、引領等各個環節都有規范安排，并根據經驗以及主辦方的要求提供了相應的預案。這樣才能做到會議服務中忙而不亂。

(二)靈活性


1、會議服務雖是按計劃進行，各項流程都有條不紊，但也會常常出現一些突發情況：如臨時有電話或有事相告參會人員，工作人員應走到其人身邊，輕聲轉告;如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知、避免工作人員在臺上頻繁走動和耳語而分散他人注意力，影響會議效果;若會場上因工作不當發生差錯，工作人員應不動聲色，盡快處理，不能驚動其他人，更不能慌慌張張、來回奔跑以免影響會議氣氛和正常秩序。
2、注意調整會議室的溫度、濕度，創造一個舒適的環境。會議廳中的溫度，夏天一般宜控制在24℃一25℃，冬天在20℃一22℃之間為宜。

(三)時間性


1、一般會議的時間性很強，都強調準時開始，準時結束。由此制定的服務方案也應體現出這樣的特點。以時間段來劃分接待方案，保證專人定時服務到位。
2、一方面強調會議的時間性，一方面又要對會議的延時、會議的改期做各種相應的預案;與此同時，會議前的準備工作也應根據時間計劃準時優質完成，如會議資料的準備、會議場所的布置、會議設備的調試等。如果該完成的時間內沒有完成，則勢必給會議服務工作帶來不便。



二、酒店會議服務禮儀流程


1.會前準備工作


會前準備是工作中的重要環節，目的在于使會議服務人員做好充分的思想準備和完善的物質準備。

(1)了解會議基本情況。服務員接到召開會議的通知單后，首先要拳握以下情況：出席會議的人數;會議類型、名稱;主辦單位;會議日程安排;會議的賓主身份;會議標準;會議的特殊要求及與會者的風俗習慣。
(2)調配人員、分工負責。會前，主管人員或經理要向參加會議服務的所有人員介紹會議基本愔況，說明服務中的要求和注意軎項，進行明確分工。使所有服務員都清楚地知道工作的整睞安排和自己所負責的工作，按照分工，各自進行準備工作。


2.會議服務程序
會議開始前30分鐘，服務員要各就其位準備迎接會議賓客。如果與會者是住在本旅店的客人，只需在會議室 入口處設迎賓員;如果與會者不在此住宿，還應在本店大廳門口處設迎賓員歡迎賓客，并為客人引路。


(1)賓客到來時，服務員要精神飽滿、熱情禮貌地站在會議廳(室)的入口處迎接客人配合會務組人員的 工作，請賓客簽到、發放資料、引領賓客就坐。然后送上香巾、荼水。
(2)會議進行中間適時續水。服務動作要輕、穩，按上荼服務規范進行。
(3)會議過程中，服務員要精神集中，注意觀察與會者有無服務要求。
(4)會議如設有主席臺，應有專人負責主席臺的服務。在主講人發言時，服務員要隨時為其添茶續水、送香巾等。
(5)會議結束時，服務員要及時提醒客人帶好自己的東西。

3.用餐時員工服務禮儀


客人用餐時先要向客人表示間候，把餐單遞送給客人，請求客人點餐。
客人點餐時要主動介紹酒店的特色食物和飲品

4.會議結束


(1)賓客全部離開會場后，服務員要檢査會場有無客人造忘的物品。如發現賓客的遺留物品要及時與會務組 聯系，盡快轉交失主。
(2)漼理會場要不留死角，特別留意有無未煩滅的煙頭，避免留下軎故隱患。
(3)清掃衛生，桌椅歸位，敝下會議所用之物，分類碼砍整齊。關閉電源、關好□窗，再巡視一遍，確認無 誤后撤出鎖門。

5.服務中的注意事項


(1)如賓客表示會議期間不用服務時，服務員要在會場外面值班，以備客人需要代辦其他事務。
(2)會議進行中，如果有電話找人，服務員應間清被找人的單位、姓名，然后很有禮貌地通知被找客人，如果不認識要找的人，應通過會務組人員去找。絕不可以在會場高喊賓客姓名。
會議接待服務禮儀幫助會議接待服務人員樹立禮儀意識，掌握會議服務禮儀規范并塑造良好的組織形象。中華禮儀培訓網提供會議服務禮儀講座來提升會議接待人員職業形象，并掌握會議服務禮儀知識。

會議接待人員形象塑造
1. 所有員工按公司要求統一著裝。服裝應保持清潔、完好，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。
2. 會議接待人員在上崗期間員工必須佩帶工作證牌。
3. 男會議接待人員胡須應修剪整潔，頭發修剪整齊，不能過長。女會議接待人員淡妝上崗，且與年齡、身份相符。不能當眾化裝。注意講究公共衛生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。
4. 接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜。
5. 避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等不文雅行為。與領導、客人交談時，要神態專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。

會議接待常識
一、會議儀式種類
1. 專題會(賑災募捐,拍賣會)
2. 學術研討會
3. 論壇
4. 簽約儀式
5. 表彰大會（拿獎品，頒發）
6. 年會(答謝年會,VIP會員年會)
7. 節日和組織慶典（國慶50周年慶祝活動，慶祝復旦大學百年華誕，企業周年慶典,紀念名人誕辰）
8. 酒會和宴請
9. 會展（工業博覽會，藝術品展銷會）
10. 新產品發布會
11. 文藝活動(聯歡會,選秀活動,文藝頒獎)
12. 首映和首發儀式
13. 新聞媒體發布會
14. 國家和地方級的主題活動（電影節，民間藝術節，國際服裝節）
二、會議場地
1. 會議中心
2. 多功能廳
3. 會展中心
4. 飯店/酒店
5. 學院、企業、公司的會議場所
6. 體育館/體育場
7. 游艇/游船
8. 公園/風景區
9. 城市主題廣場
10. 博物館/藝術館
會議接待準備工作

一、根據會議規模，確定接待規格

二、發放會議通知和會議日程

三、選擇會場

選擇會場時要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮：大小要適中、地點要合理、附屬設施要齊全、要有停車場，等等。

四、會場的布置

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型的會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一。

坐席的配置方法有圓桌型、口字型、教室型等。配置要和會議飛風格和氣氛相符，要較舊禮賓次序。
五、準備會議資料

要準備有關會議議題的必要資料，應整理好后放在文件夾中發放給與會者，方便其閱讀和做好發言準備。

六、會前檢查

對在準備工作階段考慮不周或沒有落實的地方進行補救，及時發現問題以便做出調整。

七、提前進入接待崗位

會議接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。

會議接待服務禮儀規范

簽到。
設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺備有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。

引座。

簽到后，會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

接待。

與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。
會議接待服務禮儀培訓幫助會議接待人員塑造良好的公眾形象，向與會者提供周到、熱情的會議接待服務禮儀，在展現個人風貌的同時，也為公司樹立良好的公眾形象。

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